การประชุมเพื่อรายงานความคืบหน้าของการทำงานนั้นเป็นหนึ่งในการประชุมที่เสียเวลาและไร้ประสิทธิภาพมากที่สุด การจับคนทุกคน … หรือคนที่เป็นตัวแทนของแต่ละกลุ่มเข้ามาอยู่ในห้องเดียวกันเป็นเวลาสองชั่วโมงไม่ใช่ “ทีมเวิร์ค”
“ตอนนี้ผมต้องจัดประชุมสเตตัสอัพเดท … ผมจะทำยังไงให้มันออกมาเจ๋งครับ?” — ถ้าเราตั้งคำถามกับตัวเองแบบนี้
“แล้วจะเชิญใครเข้าประชุมบ้างหละ?” — คำถามที่สองตามมา
“ก็จะมีหัวหน้าทีมเดฟ มีตัวแทนทีมกฏหมาย ฝ่ายบุคคล แล้วก็ไฟแนนซ์ด้วย” — คำตอบที่เราให้กับตัวเองเป็นแบบนี้
“อืมมมม ดูแล้วเหมือนพวกเขาจะไม่ค่อยมีความสัมพันธ์กันซักเท่าไรเลยนะ ลองคิดดูว่าระหว่างที่คุยเรื่องงานกับหัวหน้าทีมเดฟ ผมในฐานะตัวแทนทีมไฟแนนซ์นี่นั่งหลับได้เลยนะ มันไม่มีอะไรเกี่ยวกับผมเลยซักนิด” — คำวิจารณ์ที่เรามีให้กับตัวเอง
“ผมคิดว่าถ้าจะเจ๋งคือไม่ต้องมีประชุมสเตตัสอัพเดท จะมันดีกว่ามากถ้าเราแยกการประชุมเป็นกลุ่มย่อยแล้วกำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจนและเชิญคนให้น้อยที่สุดที่จะเป็นไปได้ เช่น วันอังคารช่วงเช้าเราจะคุยกันเรื่อง ‘คุณสมบัติของพนักงานใหม่’ คนที่เกี่ยวข้องก็จะมีแค่หัวหน้าทีมเดฟและตัวแทนจากฝ่ายบุคคล หรือวันศุกร์ช่วงบ่ายเราจะคุยกันเรื่อง ‘โครงสร้างผลประโยชน์ของพนักงานใหม่’ ซึ่งเราต้องการแค่ฝ่ายบุคคลและตัวแทนจากทีมไฟแนนซ์เท่านั้น” — หรือแนวนี้จะดีกว่าเดิม?
“มันอาจจะเหนื่อยหน่อยที่เราต้องชัดประชุมหลายครั้งและเตรียมการในรายละเอียดที่มากขึ้น แต่นั่นเพราะเราอยากให้มันออกมาเจ๋งไม่ใช่หรือ เราต้องการแสดงให้คนอื่นเห็นว่าเราทำการบ้านมาอย่างดีและให้ความเคารพต่อเวลาอันมีค่าของทุกคน” — เราเริ่มจะโน้มน้าวตัวเองว่าแบบนี้แหละที่ดีกว่าเก่า
“ผมมีหลักการง่ายๆในการเรียกประชุมดังนี้ หนึ่งต้องมีวาระและเป้าหมายที่ชัดเจน และสองเชิญคนให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้” — สุดท้ายเราก็ได้คำตอบที่ดีที่สุดกับตัวเอง