เราคุ้นเคยกับแบ็คล็อกดีอยู่แล้ว แต่บางทีเราก็ใช้งานมันจนกลายเป็นบินล็อก … ถังขยะ เพราะงานที่กองสะสมทับถมกันอยู่บนนั้นไม่มีความหมาย ไม่มีคุณค่า และเหมือนเป็นส่วนเกิน
สาเหตุที่เป็นแบบนี้เพราะอาจจะเพราะความตั้งใจดีและกระตือรือร้นที่มากเกินไปของเรา “มีอะไรต้องทำก็เอาไปใส่แบ็คล็อกไว้นะ” เรามักบอกตัวเองและทีมงานแบบนี้ มันเลยกลายเป็นวิธีปฏิบัติที่ติดตัวมา
- มีไอเดียใหม่ ลงแบ็คล็อก
- มีฟีเจอร์ใหม่ ลงแบ็คล็อก
- มีอิชชู่ใหม่ ลงแบ็คล็อก
- มีงานส่วนตัว ลงแบ็คล็อก
- มีงานส่วนรวม ลงแบ็คล็อก
- ติดปัญหา ลงแบ็คล็อก
จากแบ็คล็อกเลยกลายเป็นบินล็อกที่ไม่ช่วยให้เราทำงานได้ดีขึ้น ในทางตรงข้ามมันยิ่งทำให้อะไรหลายๆเรื่องยากขึ้น
- การจัดระเบียบงานยากขึ้น มองภาพรวมยากขึ้น
- การติดตามความคืบหน้าของงานที่ใช้เวลามากเกินไป
- การคิดไกลเกินไปทำให้เสียเวลาและสมองไปก่อนเวลาจำเป็น
- การสื่อสารแบบตัวต่อตัวลดลงเพราะพึ่งพาเครื่องมืออย่างเกินพอดี
แบ็คล็อกของทีมควรได้รับการดูแลอย่างเคารพมากกว่านี้ ด้วยสามกฎเกณฑ์ง่ายๆ
- อย่าลิสต์ไอเดีย เพราะไอเดียหาง่าย, ฟุ้งเฟ้อ, และจับต้องไม่ได้ เราต้องลิสต์งานที่จำเป็นต้องทำเท่านั้น งานที่ผ่านการคุยกับทีมมาแล้วว่าจำเป็น
- อย่าลิสต์งานที่จะเกิดขึ้นในอนาคตไกลๆ อย่าคิดไกลกว่าสามเดือนข้างหน้า เพราะอนาคตไม่แน่นอนถึงตอนนั้นงานนี้จะไม่จำเป็นต้องทำแล้ว และถ้ามันจำเป็นจริงๆเราจะนึกออก เราจะไม่ลืมมันเมื่อเวลานั้นมาถึง
- หาเวลาลบของที่อยู่ในแบ็คล็อกทิ้งไปบ้าง อาจจะใช้เวลา 30 นาทีต่อสัปดาห์ ลบงานที่หมดอายุ งานที่ไม่จำเป็นต้องทำ และงานที่เป็นเรื่องส่วนตัว
แบ็คล็อก … ไม่ควรถูกทำให้กลายร่างไปเป็นบินล็อก