“ใครที่ล้มเหลวในการวางแผนนั้นกำลังวางแผนที่จะล้มเหลว” — เซอร์ วินสตัน เชอชิลกล่าวไว้เช่นนั้น มันเป็นคำเปรียบเปรยที่ถูกต้องแน่นอน แต่มันจะเป็นเรื่องผิดหรือไม่ถ้าเราไม่ได้ให้รายละเอียดกับการวางแผนมากเหมือนแต่ก่อน?
สิ่งแรกที่เราจะคิดถึงเกี่ยวกับการวางแผนคือเวลาที่ต้องใช้ “เสร็จมั้ย ทันมั้ย ดีเลย์มั้ย” เป็นคำถามมาตรฐานที่ไม่ถามไม่ได้ เราดำเนินชีวิตไปตามข้อกำหนดของเวลาทั้งสิ้น เราพยายามอย่างยิ่งที่จะประเมินระยะเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานนี้ เราพยายามอย่างยิ่งที่จะทำทุกอย่างเพื่อทำงานให้เสร็จทันตามเวลา แต่เราก็รู้และสัมผัสมาแล้วว่าเกือบ 100% เราจะล้มเหลว เราจะประเมินเวลาผิดพลาด เราจะเจอปัญหาที่เหนือความคาดหมาย เราจะดีเลย์ และเราจะต้องกลับมาวางแผนใหม่ด้วยวิธีการเดิม
มันจะเป็นอะไรหรือไม่ถ้า …?
- เราไม่ลงรายละเอียดในการวางแผนมากมายเหมือนเก่าแต่เปลี่ยนเป็นการกำหนดเป้าหมายระยะสั้นที่จะต้องจัดการ เช่น สัปดาห์นี้งานนี้ต้องเสร็จ
- เราไม่ได้ทำการประเมินเวลาหรือขนาดของงานอย่างจริงจังอีกแล้วแต่เน้นกำหนดระยะเวลาในการทำงานสั้นๆแทน เช่น “งานนี้เรามีเวลาสองวันนะ ลองทำตามลำดับนี้ ถ้าเสร็จถึงจุดนี้ก็โอเคแล้ว”
คนส่วนมากสนใจเวลาแต่คนส่วนน้อยสนใจเป้าหมาย มีโปรเจกต์ เมเนเจอร์กี่คนที่รู้และเข้าใจในเป้าหมายของแต่ละโปรเจกต์ที่รับผิดชอบ? เป้าหมายที่ไม่ใช่แค่ “สโคปนี้ งบประมาณเท่านี้ และต้องเสร็จภายในสามเดือน” อันนี้ไม่ใช่เป้าหมาย มันเป็นการวางแผนแบบเดิมที่ล้าสมัยไปแล้ว
- เราทำโปรเจกต์นี้เพื่อสร้างฐานลูกค้ากลุ่มนักเรียนม.ปลาย
- เราทำโครงการนี้เพื่อลดต้นทุนของการให้บริการหลังการขาย
- เราทำงานนี้ก่อนงานนั้นเพราะเราต้องรีบสร้างโปรโตไทป์เพื่อเดโม่วันศุกร์หน้า มันต้องน่าตื่นตาตื่นใจ มันต้องว้าว มันต้องกระตุ้นความอยากได้ของผู้ชม และมันก็เข้าใจได้ว่าคุณภาพจะไม่เป๊ะเพราะมันยังไม่ใช่ของจริง
เป้าหมายคืองาน ระยะเวลาและการวางแผนไม่ใช่งาน … ทุกวันนี้เราทำงานหรือทำแผนงาน? นั่นคือคำถามที่น่าสนใจ งานคือสิ่งที่สร้างคุณค่าที่จับต้องได้ แผนงานคือตัวสนับสนุนให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ข้อแม้คือมันต้องเป็นแผนงานที่สมบูรณ์และเริ่มต้นด้วยเป้าหมายเสมอ และเราจำเป็นต้องพยายามทำแบบนั้นให้ได้ทุกวัน