ก็เป็นเรื่องที่รู้กันดีแต่ไม่ค่อยมีใครทำอย่างจริงจัง (ลูกค้าท่านหนึ่งเล่าให้ฟัง) หลังการประชุมที่เป็นทางการทุกครั้งคนที่เป็นเจ้าภาพการประชุมนั้นควรส่ง “นาทีการประชุม” (Meeting Minutes) … อาจจะแปลตรงตัวไปนิด 🤕
มีตติ้งมินิทส์ที่ดีควรจะ
- เก็บรายละเอียดตามวาระการประชุม (Agenda) อย่างครบถ้วนที่สุดที่เป็นไปได้ นั่นแปลว่าเราควรต้องส่งอะเจนด้าก่อนเข้าประชุมทุกครั้ง
- สรุปหนึ่งหัวเรื่องในหนึ่งย่อหน้าหรือบุลเลต สรุปใจความสำคัญที่เป็นเรื่องราวเบื้องหลังในการตัดสินใจแต่ละอย่างด้วย เช่น เราจะออกบูธโชว์สินค้าที่อิมแพคเมืองทองเพราะงานนี้มันตรงกับกลุ่มเป้าหมายมากกว่างานที่ฮ่องกง คิดถึงคำว่า “เพราะ”, “ดังนั้น”, “ส่งผลให้” ทุกครั้ง
- ไม่ระบุชื่อผู้พูด, ผู้ตัดสินใจ, หรือผู้แสดงความคิดเห็นแต่ควรใช้คำว่า “เรา” เพื่อเป็นการแสดงความรับผิดชอบระดับกลุ่มและป้องกันความขัดแย้งส่วนตัว “คุณสมชาย (นามสมมติ) ตัดสินใจแต่เพียงผู้เดียวว่าเราควรยกเลิกโปรโมชั่นมาสามจ่ายสอง” แบบนี้ไม่งาม เราก็นั่งกันอยู่ทุกคนในห้องประชุมถ้าไม่เห็นด้วยก็แสดงออกกันไปตรงนั้น ผลสรุปจากห้องประชุมถือเป็นความรับผิดชอบร่วมกันของทุกคน
- ระบุ “สิ่งที่ต้องทำต่อไป” เสมอ ใคร ต้องทำอะไร เมื่อไร มิฉะนั้นแล้วการประชุมนี้แทบจะสูญเปล่า
- ถูกส่งตามหลังการประชุมจบลงไม่เกินหนึ่งวัน
ความประทับใจถูกสร้างจากสิ่งละอันพันละน้อย แค่การส่งมีตติ้งมินิทส์ทุกครั้งจะสร้างความแตกต่างในทางที่ดีอย่างยิ่งให้ตัวเราและบริษัทของเรา ความเป็นมืออาชีพ ความรับผิดชอบ ความใส่ใจในรายละเอียดจะมาเต็ม คะแนนพิศวาสจะมาเต็ม มีแต่เรื่องดีๆทั้งนั้น
มีตติ้งมินิทส์ไม่ใช่เรื่องยาก มันแค่ต้องการความมีวินัยจากเราและทีมงานเท่านั้น และมันจะคุ้มค่ามาก