ไม่ว่าจะตัวต่อตัว เป็นกลุ่ม จะโทรหลายสาย หรือจะวิดีโอหลายคน … คำถามที่ไม่เคยจะให้ผลลัพธ์ที่ดีกับสถานการณ์แบบนี้คือ
“ใครมีไอเดียอะไรบ้าง?”
สมองมนุษย์ไม่ใช่เครื่องจักรที่จะสามารถคิดและสร้างไอเดียได้เป็นจำนวนมากและอย่างครบถ้วนภายในสภาพแวดล้อมแบบนี้
ถามจริงๆ … จะมีสักกี่ครั้งที่เราได้ไอเดียเจ๋งๆหรูๆจากการสุมหัวกันคิดไปพูดไปแซวกันไปในห้องประชุม?
ไอเดียมาจากการคิดกลั่นกรอง … และการประชุมไม่ใช่กิจกรรมที่เอื้ออำนวยให้กับเรื่องนั้นเลย
ไอเดียมาจากการใช้เวลาเงียบๆกับตัวเอง ไอเดียมาจากการปล่อยใจให้ว่างสักนิดโดยไม่มีสิ่งเร้ารอบข้างมากดดัน … การประชุมไม่มีสิ่งนั้น
เปลี่ยนใหม่ … ใช้การประชุมไปเพื่อการชี้แจงข้อมูล
- นี่คือปัญหาที่เราเจอ
- นี่คือแผนคร่าวๆที่เราน่าจะทำ
- นี่คือเป้าหมายที่อยากให้เป็น
- นี่คือเวลาและทรัพยากรที่เรามี
“ฝากคิดกันหน่อยว่า … เราจะทำอะไรกับมันได้บ้าง แล้วพรุ่งนี้ค่อยมาอัพเดทกัน”
เปลี่ยนใหม่ … ใช้การประชุมไปเพื่อการนำเสนอข้อมูลที่เตรียมการมาแล้วระดับหนึ่ง
- นี่คือไอเดียที่มี
- นี่คือไอเดียที่น่าจะดีที่สุด
- นี่คือขั้นตอนการทำไอเดียนี้ให้เป็นจริง
- นี่คือความเสี่ยงที่แผนของเราจะล้มเหลว
- นี่คือสิ่งที่ต้องลงทุน
- นี่คือผลลัพธ์ที่น่าจะได้รับกลับมา
“โอเค เราจะดำเนินการตามนี้ สัปดาห์หน้ามาอัพเดทกันอีกที”
อย่าใช้การประชุมเป็นช่องทางหาไอเดีย อย่าแม้แต่จะใช้มันเป็นช่องทางในการแก้ปัญหาและหาทางออกแบบเบ็ดเสร็จ
ใช้มันเป็นเครื่องมือในการแบ่งปันข้อมูล ในการรวบรวมความคิดเห็น ในการสรุปความและตัดสินใจดำเนินการ
การเรียกคนมา 10 คนแล้วตั้งคำถามว่า “ใครมีไอเดียอะไรบ้าง” มันจะลงท้ายด้วย
- มีแค่เจ้าของการประชุมและคนอีกไม่เกิน 2 คนที่ควบคุมการประชุมทั้งหมด หรือไม่ก็
- เงียบกริบ … เงียบทุกคน … งงกันไปว่า “ฉันมาทำอะไรตรงนี้”
อย่าลืมว่า 1 ชั่วโมงในการประชุมของคน 10 คน คือการเสียเวลาทำงานไป 10 ชั่วโมง … ไม่ใช่แค่ 1 ชั่วโมงของคนเรียกประชุม