เมื่อต้องประเมินเวลาที่ใช้ในการทำงานอะไรสักอย่างหนึ่ง … ช่วงหลังๆที่ผ่านมาผมมักจะใช้เทคนิค “คูณ 2.5 เท่า” อยู่เป็นประจำ
ถ้าคิดว่างานประมาณนี้ใช้เวลา 2 วันทำเสร็จ … ผมจะแจ้งอีกฝ่ายหนึ่ง (ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า พาร์ทเนอร์ หรือแม้แต่เพื่อนร่วมงาน) ไปว่า “ผมขอเวลา 5 วันครับ” และผมพยายามจะทำงานนี้ให้เสร็จและส่งมอบได้ภายในวันที่ 4
- ตัวคูณ 2.5 เท่าไม่ใช่โอเว่อเอสติเมทแต่มันเป็นการประเมินที่ใกล้เคียงความจริงมากที่สุด เพราะเรามักจะใช้เวลาทำงานมากกว่าที่คิดเสมอ
- ตัวคูณ 2.5 เท่ามีไว้เพื่อป้องกันเหตุการณ์ไม่คาดคิดที่จะเกิดขึ้น งานด่วน ป่วยไข้ หรือแม้แต่ความขี้เกียจไม่มีกะจิตกะใจทำงาน
- ตัวคูณ 2.5 เท่ามีไว้เมื่ออีกฝ่ายขอร้อง (หรือออกคำสั่ง) ให้เราทำเสร็จเร็วขึ้นกว่าที่กำหนด การทำงานให้เสร็จใน 2 วันเป็นไปไม่ได้แต่เนื่องจากเราตั้งเส้นตายไว้ที่ 5 วัน เราจึงมีทางเลือกมากขึ้นกว่าเดิมมาก
- ตัวคูณ 2.5 เท่ามีไว้เพื่อสร้างมาตรฐานให้อีกฝ่ายรับรู้ว่างานแบบนี้มันต้องใช้เวลาไม่น้อย ไม่ใช่สั่งเช้าจะได้เย็น งานดีมีคุณภาพต้องแลกมาด้วยความอดทน เพราะฉะนั้นเมื่ออีกฝ่ายขอต่อรองให้ทำงานเสร็จเร็วกว่าที่กำหนด — อย่ายอมง่ายๆ ปฏิเสธไป ชี้แจงไปว่าเดดไลน์คือภายใน 5 วันอย่างที่บอกไว้ตอนแรก
- การส่งมอบงานก่อนหน้ากำหนด 1 วันมีไว้เพื่อแสดงให้อีกฝ่ายเห็นถึงความรับผิดชอบ ความกระตือรือร้น และความเป็นมืออาชีพในการทำงาน อย่างที่เคยบอกไปว่าคนที่รักษาสัญญานั้นหายากขึ้นทุกวัน มันคือคุณลักษณะที่จะสร้างความเชื่อมั่นให้อีกฝ่ายได้มาก
เรื่องแบบนี้บางครั้งมันก็อยู่ที่ความเร็ว (ยิ่งเร็วยิ่งดี) แต่หลายครั้งมันเป็นเรื่องของความน่าเชื่อถือ
คนแรก — “อ๋อ ไม่ยากครับ 3 วันเสร็จ” แต่ผิดนัดซะ 9 จาก 10 ครั้ง
คนที่สอง — “ผมขอเวลา 2 สัปดาห์ครับ” แต่ส่งมอบงานตามสัญญาได้ 9 จาก 10 ครั้ง
จงเป็นคนที่สอง — นี่คือหนึ่งในหลักการและความเชื่อในการทำงานของผม ✌🏼