ถ้าให้พูดอีกคร้ังคงจะเป็น “จบประชุมก่อนเวลา” น่าจะดีกว่า
บริษัทไหนไม่มีประชุมบ้าง? ก็คงไม่มี … ถ้ามี มีบ่อยมั้ย? การประชุมรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน … หรือรายชั่วโมง?
ความรู้สึกที่เราจะได้รับหลังการประชุม … “นี่เป็นการประชุมที่ดี ได้ผลลัพธ์คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไป … มีการแบ่งปันความคิดเห็นโดยสมาชิกทุกคน มีการตัดสินใจที่จำเป็นเกิดขึ้น มีการกำหนดและมอบหมายแผนงานขั้นต่อไป” … บ่อยครั้งแค่ไหนที่มันออกมาดีแบบที่หวัง?
มีเคล็ดลับอยู่อย่างที่น่าสนใจในการบริหารการประชุม … เรื่องนึงที่ช่วยได้เยอะคือ
อย่ายึดติดเวลาเริ่มประชุมให้มากนัก แต่ต้องเข้มงวดกับเวลาเลิกประชุม
เราต้องมีไมล์สโตนชัดเจนเมื่อพูดถึงเวลาเลิกประชุม
- กินข้าวเวลา 11.15
- กลับบ้านเวลา 16.15
- นอนเวลา 20.30
ถ้าประชุมเช้า … จะเริ่มกี่โมงก็ไม่เกี่ยงแต่ต้องเลิก 11.15 … การกำหนดเส้นตายแบบนี้ทำให้การพูดคุยเป็นอะไรที่ตรงประเด็น เนื้อๆ เน้นๆ ไม่ต้องคิดมาก ถ้าอยากได้การตัดสินใจ เราต้องตัดสินใจภายใน 11.15 — แล้วก้าวต่อไป
ถ้าประชุมบ่าย … จะเริ่มกี่โมงก็ไม่เป็นไรแต่ต้องเลิก 16.00 เพราะเป็นเวลากลับบ้าน ถ้าการแบ่งงานกันไปทำต้องเกิด เราก็ต้องจัดการกันให้เรียบร้อยภายในเวลา ไม่ต้องยืดเยื้อ เยิ่นเย้อ
ส่วนใหญ่แคร์เรื่องเวลาเริ่มประชุม (ไม่ผิดหรอกที่จะเป็นแบบนั้น) แต่ไม่ค่อยจะใส่ใจเรื่องเวลาจบการประชุม บางครั้งยาวเหยียดเกินเวลาที่กำหนดไว้โดยไม่จำเป็น … การประชุมยิ่งมากยิ่งไม่ดี ยิ่งนานยิ่งประสิทธิภาพต่ำ
เคยได้ยินจากที่ไหนสักแห่ง … มีคนกล่าวไว้ว่า “มันไม่สำคัญว่าคุณจะเริ่มต้นอย่างไร ทั้งหมดทั้งมวลคือคุณจบมันอย่างไร”และมันก็จะใช้ได้ดีเลยกับการประชุมครั้งหน้าของเรา